Internes und externes Rechnungswesen: Ist eine unterstützende Software sinnvoll?
Die Digitalisierung ist in aller Munde. Sie trifft nicht nur auf öffentliche Einrichtungen zu, sondern zieht auch in der Wirtschaft ihre Kreise. Industrie 4.0 bezeichnet den Vorgang, wenn die Maschinen und Abläufe ganzer Produktionszweige digitalisiert werden. Doch wie sieht es im Controlling, der Buchhaltung und in der Finanzplanung aus? Ob sich diese Organisationsbereiche verändern und welche Vorteile hier eine Software bieten kann, zeigt dieser Beitrag auf.
Das Rechnungswesen: Eine Herausforderung für Unternehmer
Wer eine Firma gründet oder diese bereits führt, kommt an einem Thema nicht vorbei: dem Rechnungswesen. Dieser Bereich des Unternehmens deckt mehrere Abteilungen ab wie die Buchhaltung, den Jahresabschluss und die Finanzplanung. Zur Erstellung eines Jahresabschlusses und des internen Controllings sind im Vorfeld bestimmte Prozesse notwendig. Dazu zählen die Buchhaltung und die Führung der Bücher als wichtige Bausteine. Kaufleute unterliegen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nach dem Handelsgesetzbuch. Ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro oder einem jährlichen Gewinn von 60.000 Euro sind gewerbliche Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für Selbstständige und Betriebe unter dieser Schwelle reicht die einfache Führung der Bücher aus. Freiberufler unterliegen nicht der doppelten Buchführung. Hier ist lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nötig. Zudem müssen Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler sicherstellen, dass sie sich an die Vorgaben der GoBD halten. Die Abkürzung steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. Dazu zählen auch Dokumente in elektronischer Form. Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige müssen auch darauf achten, dass eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist hier zum Beispiel eine Notwendigkeit. Zudem haben Unternehmer die Pflicht, Belege, Rechnungen und vergangene Jahresabschlüsse mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Es gelten also auch in Zukunft viele Regeln, die ein einzelner Mitarbeiter nicht immer alle im Kopf abgespeichert hat.
Wie eine Software für Unternehmer und Selbstständige die Buchführung vereinfacht
Aufgrund dieser Vielfalt an Vorgaben kann ein intuitives und intelligentes Finance-Programm eine Stütze sein, um die Buchhaltung zu vereinfachen. Hierbei ist es wichtig, dass die verschiedenen Abteilungen, welche miteinander zusammenarbeiten, Zugriff auf ein System haben. Dadurch fallen komplizierte Excel-Daten-Integrationen von Anfang an weg, da alle Bereiche mit derselben Software arbeiten. Zudem ist darauf zu achten, dass eine entsprechende Lizenzanzahl zur Verfügung steht: So erhalten die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf das System. Auf dem Markt existieren zudem Programme, die mit wissenswerten Informationen ausgestattet sind: Gibt es zum Beispiel für das Unternehmen relevante Steueränderungen? Oder wie sieht es mit dem Vorsteuerabzug bei Geschäftsreisen aus? Diese Programme bieten den Nutzern auf ihre Fragen Antworten und erleichtern so die Bearbeitung von bestimmten Aufgaben.
Gängige Programme online miteinander vergleichen und eine Auswahl treffen
Im Internet und Fachhandel erhalten Interessierte einen Überblick über die gängigen Programme auf dem Markt. Ein Vergleich dieser Software-Lösungen lohnt sich. Denn dies ist wichtig, um ein passendes Produkt zu finden, welches den Betroffenen viel Arbeit abnehmen kann. Im Vorfeld bietet es sich an, eine Übersicht zu erstellen: Diese enthält alle relevanten Inhalte für das Unternehmen, die über die Software abgedeckt sein sollen. Anhand dieser Kriterien erfolgt die Auswahl. Aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung ist auch im Rechnungswesen der Einsatz von digitalen Instrumenten sinnvoll. So stellen sich Unternehmer und Selbstständige für die Zukunft gut auf. Zudem erleichtern die Programme durch ihre Tools die tägliche Arbeit in verschiedenen Bereichen.